Artikel über: POSSUM®

POSSUM - Personalverzehr, Eigenbedarf, Mitarbeiterrabatte

Personalverzehr, Eigenbedarf und Mitarbeiterrabatte korrekt im Kassensystem erfassen

Dieser Artikel beschreibt, wie solche Vorgänge in POSSUM technisch abgebildet werden können. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die konkrete steuerliche Behandlung muss immer mit dem zuständigen Steuerberater abgestimmt werden.

Wenn Waren, Speisen oder Getränke an Mitarbeitende abgegeben werden, ist zwischen der technischen Erfassung im Kassensystem und der steuerlichen Bewertung zu unterscheiden.

POSSUM bildet Vorgänge im Verkauf grundsätzlich über Artikel, Preise und Rabatte ab. Die Umsatzsteuer wird dabei auf Basis der im Kassiervorgang erfassten Artikelsummen berechnet.

Grundsätzlich wichtig

Ein Rabatt ist in POSSUM zunächst eine Preisreduzierung im Verkaufsvorgang.

Das bedeutet:

Bei einem regulären Verkauf wird die Umsatzsteuer aus dem regulären Verkaufspreis berechnet.
Bei einem teilweise rabattierten Verkauf wird die Umsatzsteuer aus dem reduzierten Verkaufspreis berechnet.
Bei einem Verkauf mit 100 % Rabatt beträgt der Zahlbetrag 0,00 €. Dann kann im Kassiervorgang auch keine Umsatzsteuer aus einem Zahlbetrag von 0,00 € ausgewiesen werden.

Ein im Kassensystem gesetzter Rabatt ist nicht automatisch mit der steuerlich richtigen Behandlung gleichzusetzen.

Was bedeutet das in der Praxis?

Rabatte an Mitarbeitende oder Entnahmen für den Eigenbedarf können steuerlich unterschiedlich zu beurteilen sein. Das hängt immer vom konkreten Einzelfall ab.

Daher gilt:

POSSUM kann den Vorgang technisch erfassen
POSSUM kann aber nicht selbst steuerlich entscheiden, wie dieser Vorgang zu bewerten ist
Die korrekte steuerliche Behandlung muss immer durch den Betrieb gemeinsam mit dem Steuerberater festgelegt werden

So arbeitet POSSUM bei Rabatten

POSSUM berechnet die Umsatzsteuer immer anhand des im Bon tatsächlich verbleibenden Betrags.

Beispiele

Regulärer Verkauf

Artikelpreis: 10,00 €
Rabatt: 0 %
Steuerberechnung auf: 10,00 €

Teilrabatt

Artikelpreis: 10,00 €
Rabatt: 20 %
Endbetrag: 8,00 €
Steuerberechnung auf: 8,00 €

Starker Rabatt

Artikelpreis: 10,00 €
Rabatt: 50 %
Endbetrag: 5,00 €
Steuerberechnung auf: 5,00 €

Vollrabatt

Artikelpreis: 10,00 €
Rabatt: 100 %
Endbetrag: 0,00 €
Steuerberechnung auf: 0,00 €

Das Kassensystem kann also technisch nur den tatsächlich im Vorgang verbleibenden Betrag als Grundlage für die Steuerberechnung verwenden.

Was POSSUM nicht automatisch leisten kann

POSSUM kann nicht automatisch aus einem Rabattvorgang eine steuerlich individuell richtige Sonderbehandlung erzeugen, wenn die steuerliche Bewertung von dem im Bon ausgewiesenen Betrag abweicht.

Das betrifft insbesondere Fälle, in denen:

Waren unentgeltlich an Mitarbeitende abgegeben werden
Mahlzeiten verbilligt oder kostenlos gewährt werden
Eigenbedarf oder Personalverzehr gesondert bewertet werden muss
für steuerliche Zwecke eine andere Bemessungsgrundlage relevant ist als der tatsächlich kassierte Betrag

Wenn steuerlich eine andere Bemessungsgrundlage angesetzt werden muss als der im Bon verbleibende Betrag, kann dies nicht allein durch die Rabattfunktion des Kassensystems gelöst werden.

Was wir empfehlen

Damit der Vorgang sauber und nachvollziehbar bleibt, empfehlen wir folgenden Ablauf:

1. Vorgänge sauber aufzeichnen

Es sollte intern eindeutig dokumentiert werden:

wer etwas erhalten hat
welcher Artikel abgegeben wurde
in welcher Menge
zu welchem Preis oder mit welchem Rabatt
wie häufig solche Vorgänge vorkommen

2. Steuerliche Behandlung mit dem Steuerberater abstimmen

Ob ein Vorgang zum Beispiel als Rabatt, Eigenverbrauch, Personalverzehr, geldwerter Vorteil oder anderweitig behandelt werden muss, ist nicht durch das Kassensystem zu entscheiden.

3. Eine einheitliche Methode festlegen

Die einmal mit dem Steuerberater abgestimmte Vorgehensweise sollte anschließend im Betrieb konsequent und dauerhaft gleich angewendet werden.

Mögliche technische Abbildung in POSSUM

Je nach betrieblichem Ablauf können Vorgänge in POSSUM zum Beispiel so dokumentiert werden:

über reguläre Artikelbuchungen
über speziell angelegte Artikel für Personalverzehr oder Eigenbedarf
über definierte Rabattprozesse
über organisatorisch festgelegte Abläufe mit nachgelagerter buchhalterischer Bewertung

Welche dieser Varianten sinnvoll ist, hängt nicht nur von POSSUM, sondern vor allem von der mit dem Steuerberater abgestimmten Vorgehensweise ab.

Häufiges Missverständnis: „100 % Rabatt = steuerfrei“

Das ist so nicht richtig.

Ein 100-%-Rabatt bedeutet in POSSUM nur, dass der Endbetrag im Vorgang auf 0,00 € reduziert wurde.

Daraus folgt lediglich, dass im Kassenvorgang keine Umsatzsteuer aus einem Zahlbetrag von 0,00 € berechnet werden kann.

Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass der Vorgang steuerfrei ist.

Ein 100-%-Rabatt ist technisch möglich, aber nicht automatisch steuerfrei oder steuerlich abschließend bewertet.

Unser Hinweis zur Verantwortlichkeit

POSSUM stellt die technische Erfassung im Kassensystem bereit.

Wir leisten jedoch keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Die steuerliche Einordnung von:

Mitarbeiterrabatten
Personalverzehr
kostenlosen oder verbilligten Mahlzeiten
Warenentnahmen
Eigenbedarf

muss immer individuell mit dem zuständigen Steuerberater abgestimmt werden.

Fazit

POSSUM kann Rabatte technisch sauber im Verkaufsvorgang abbilden.

Die Umsatzsteuer wird dabei immer auf Basis des nach Rabatt verbleibenden Betrags berechnet.

Das bedeutet:

Teilrabatte führen zu einer Steuerberechnung auf den reduzierten Betrag
100-%-Rabatte führen zu einem Betrag von 0,00 € und damit im Vorgang auch zu keiner ausweisbaren Umsatzsteuer
Die steuerliche Gesamtbewertung solcher Vorgänge muss unabhängig davon immer individuell geprüft werden

Empfehlung: Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater einen verbindlichen Prozess fest und bilden Sie diesen anschließend in POSSUM technisch möglichst einheitlich ab.

Aktualisiert am: 24/03/2026

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